Courriels, comment les gérer efficacement ?

Les courriels, on s’en envoie 306 milliards chaque jour dans le monde en 2019. Les Français y passent plus de 3 heures par semaine selon la dernière étude de Médiamétrie et les employé·e·s de bureau passent en moyenne 28 % de leur temps à les gérer… Au point que certaines entreprises cherchent à les bannir ! En réalité le courriel n’est pas mauvais en soi, c’est un outil, qui comme chaque outil nécessite d’être correctement utilisé.

Outre la pollution et la charge mentale qu’ils produisent, ces courriers sont également un gouffre énergétique en raison de données stockées souvent inutilement. L’ADEME estime qu’une entreprise de 100 personnes génère chaque année, avec ses courriers électroniques, 13,6 tonnes d’équivalent CO2, soit l’équivalent de 14 allers-retours entre Paris et New York. (Source).

Vous avez déjà reçu des injonctions de vider votre boite électronique ? Mais qui ? QUI à envie de faire ça ? Personne ! Il est probable que vous ayez des milliers de courriers archivés, peut-être même des centaines, voir des milliers d’entre eux non lus… Pas de panique. Il est possible d’agir facilement en 5 étapes.

1. Supprimer les pièces jointes

Ce qui coûte c’est le stockage. Commencez par trier les courriels par taille. Ainsi vous verrez immédiatement apparaître les messages les plus volumineux. Selon le temps que vous souhaitez accorder à cette opération, concentrez-vous sur les messages de plus lourds ( > à 1 Mo par exemple).

  • Ouvrez le message
  • Vérifier la pièce jointe
    • Utile ? Archivez sur votre ordinateur puis supprimez le message
    • Inutile ? Supprimez le message si celui-ci ne contient pas d’autre information importante

Si vous faites parti de l’un des 2,5 milliards d’utilisateurs de Gmail, il y a quelques fonctions sympas pour faire du tri. Par exemple, il est possible de rechercher tous les messages avec une pièce jointe de plus de 1 Mo avec : has:attachment larger:1MB. C’est expliqué ici https://support.google.com/mail/answer/6374270?hl=fr

N.B. : N’oubliez pas de faire aussi ce travail sur les messages envoyés.

Pour s’inscrire dans la durée, que diriez-vous d’un petit défi ? Ne plus jamais joindre de pièces jointes de plus de 1 Mo ! Efficace et facile : Déposez vos fichiers sur https://send.firefox.com et copiez le lien du fichier dans votre e-mail. Vos destinataires vous diront merci !

2. Supprimer les courriels non lus

Affichez et supprimez tous les courriels non lus de plus de 1 mois. Si vous n’avez pas pris la peine de les lire jusqu’à présent valent-ils le coup de rester encombrer votre boite de réception ?

3. Désabonnez-vous !

Apprenez à distinguer un spam, un courriel non sollicité et une newsletter. Commencez par trier les courriers par expéditeur. Cela va vous permettre de rapidement visualiser ceux qui vous adressent le plus de courriers. Concentrez-vous sur les expéditeurs dont vous ne lisez plus les communications.

Newsletter

Les newsletters sont des lettres d’information que vous avez vous-même sollicité. Avec le temps peut-être que certaines ne vous intéressent plus. Il est très simple de s’en désabonner en cliquant sur le lien en bas du message, un lien de désabonnement est obligatoire.

Courrier non sollicité

Il viennent d’organisme qui ont pignon sur rue et qui à la faveur d’une inattention de votre part, vous adressent des messages non sollicités. Le consentement, pilier du RGPD, devrait réduire ces pratiques mais il restera toujours quelques voyous. Connectez-vous au site, dans les mentions légales / politique de confidentialité vous trouverez le contact du responsable de traitement des données personnelles (c’est obligatoire). Adressez-lui une demande de suppression.

Spam

Spam, pourriel ou courrier indésirable… Selon les études, ce fléau représenterait jusqu’à 90 % du trafic e-mail ! Si votre adresse a fuité il est probable que vous en receviez. Ils viennent d’organismes que vous ne connaissez pas, souvent à visée publicitaire. Ne cherchez pas à vous désabonner, signalez les simplement avec l’outil de signalement de votre messagerie et supprimez-les.

4. Classez / archivez vos courriels

Il y a plusieurs écoles

  • Le classement par dossier ou thématique
  • Le classement chronologique

Dans les 2 cas, la boite de réception ne doit contenir que les éléments non traités, par conséquent vous devez vous attacher à maîtriser le nombre de courriels s’y trouvant.

Le classement par dossier ou thématique

Bien adapté au milieu professionnel vous archivez par dossier ou projet. Quand celui-ci est clôturé vous supprimez !

Le classement chronologique

Cette méthode est plus adapté à un usage privé. Je la nomme 1-2-3. Créez

  • 1 dossier “illimité” qui accueillera toutes les communications que vous souhaitez garder sans limite de durée
  • 2 sous-dossiers 1, 6 mois
  • 3 sous-dossiers 1, 5, 10 ans dans votre dossier archivage.

Pour chaque courrier électronique posez vous la question : “Quel est le durée raisonnable durant laquelle je vais avoir besoin de ces éléments ?”. Placez le message dans le dossier adapté. Régulièrement vous viendrez dans ce dossier supprimer tout ce qui est antérieur au nombre de mois dudit dossier…

Le grand mix

La dernière solution consiste à combiner ces 2 méthodes selon les communications et leur type.

5. Réduisez votre consommation

  • Limitez le bruit, c’est à dire les messages sans information pertinente ou intéressants pour votre destinataire. Pour faire simple : Si vous n’avez rien à dire…et bien ne dites rien !
  • Ce destinataire que vous mettez en copie a-t-il vraiment besoin de recevoir ce courrier ? Le répondre à tous systématique doit être banni.

Limitez les pièces jointes de vos courriels, si votre envoi comporte des pièces jointes, déposez les sur https://send.firefox.com et copiez le lien du fichier dans votre e-mail. Je l’ai déjà dit mais mieux vaut 2 fois qu’une 😉 C’est d’autant plus important que le nombre de destinataires est important. Imaginez votre photo de 2 Mo stockée chez 10 personnes, elle devient alors 20 Mo d’espace utilisé !

Ne faites confiance à personne

Certains services externes scannent votre boîte aux lettres, regroupent les messages par expéditeurs et permettent en un clic de supprimer ou archiver les messages et surtout de vous désabonner aux newsletters que vous ne lisez plus. Je vous déconseille l’utilisation de ces services. Pourquoi ? Car ces services, même s’ils vous promettent de ne pas faire commerce de vos données personnelles peuvent techniquement le faire. Avec un peu d’organisation, de temps et de rigueur vous ferez aussi bien qu’eux… durablement 🙂

Des questions ? D’accord ou pas d’accord ? Dites-le nous !

Dernière modification : Avril 2020